Акт приема-передачи спецтехники (полезная информация)

Акт приема-передачи спецтехники – это юридический документ, который подтверждает переход машины от одного юридического или физического лица к другому. Актом может оформляться передача спецтехники разным структурным подразделениям, входящим в единую организацию.

В сложившейся практике данный документ прилагается к заключаемому между сторонами договору (аренды, купли-продажи, иному), таким образом, становясь неотъемлемой частью подписанного договора.

Кому и для чего необходим Акт

Акт приема-передачи спецтехники относится к первичной бухгалтерской документации, поэтому основными целями его составления являются:

• фиксация перемещений спецтехники внутри компании либо за ее пределы;
• регистрация машины, поступившей в компанию;
• документальное закрепление факта сдачи техники в аренду или ее направления на ремонт.

Наличие Акта, равно как и его смысловое наполнение, так или иначе, регламентируется:

• законом 402-ФЗ, датированным 06.12.11 (ст.9);
• постановлением №7, принятым Госкомстатом РФ 21.01.13;
• Налоговым кодексом РФ;
• Гражданским кодексом РФ.

Документ необходим для бухгалтерии компании, передающей технику, и принимающего ее лица.

Третий экземпляр Акта (копия) оформляется для представителя компании, осуществляющей последующий монтаж данной спецтехники. Он может потребоваться, если у эксплуатирующей организации возникнут вопросы к внешнему виду, комплектации или техническому состоянию смонтированного объекта.

Важные моменты при приеме-передаче спецтехники

При заключении договора (аренды, купли-продажи, иного) стороны не только наделяются определенными правами, но на них также возлагается ряд обязанностей, что напрямую отражается в подписанном документе. Так, оплатив единицу техники (т.е. исполнив свое обязательство), покупатель получает право на ее использование по своему усмотрению.

Факт поставки техники подтверждается наличием рассматриваемого в данной статье Акта. Однако существуют дополнительные моменты:

• Машину не просто требуется доставить в нужное место, она должна быть осмотрена специалистами обеих сторон (а при необходимости привлекается даже третья сторона).
• В определенных случаях спецтехника должна пройти тестирование. Это требование является обязательным, если машина принимается монтажной организацией, которая впоследствии будет использовать ее для выполнения назначенного фронта работ.

Юридические аспекты документа

При подписании Акта приема-передачи спецтехники, прежде всего, следует обратить внимание на ряд пунктов юридического характера, которые могут привести к признанию сделки неправомерной.

1. Право собственности на принимаемую технику должно принадлежать передающей стороне и подтверждаться соответствующими правоустанавливающими документами (ст. 209 ГК п.1).

Если машина берется в субаренду или сублизинг, требуется ознакомиться с первичным документом (договор аренды либо лизинга), который наделил передающую сторону правом на выполнение данной операции.

2. У вашего контрагента по договору должны быть необходимые полномочия (ст.174 п.2).

В противном случае, сделка признается недействительной, а саму технику могут отобрать по суду без выплаты каких-либо компенсаций.

3. Техника должна быть «чистой», т.е. не заложенной в качестве обеспечения, не рассматриваемой судом в качестве объекта имущественного спора, без каких-либо иных обременений.

Данный вопрос можно уточнить в Гостехнадзоре, который обязан контролировать такого рода вещи на основании положений правительственных постановлений 1291 (датировано 13.12.93) и 939 (датировано 12.08.94).

4. Фактическое состояние техники. Важно выявить имеющиеся на момент ее передачи недостатки. Ведь за все, что не было выявлено при приеме, придется отвечать стороне, принявшей технику (ст.664 ГК).
5. Рекомендуется указать в Акте максимально возможное число технических (и/или иных) характеристик передаваемой машины.

Этапы приемки техники

Учитывая сложность принимаемого изделия может потребоваться несколько этапов приема/передачи. Если на момент передачи всю технику осмотреть физически не представляется возможным, ее принимают путем визуального осмотра на предмет соответствия описи. Оформляется предварительный Акт.

Окончательно документ заполняется после фактического осуществления всего комплекса мероприятий по приему/сдаче спецтехники. После окончания каждого из промежуточных этапов требуется подписание соответствующего акта с перечнем выполненных испытаний.

Специальным приказом руководителя принимающей организации создается приемная комиссия, которая получает технику, а затем излагает в Акте свое экспертное мнение о состоянии изделия, наличии у него поломок и неисправностей, его соответствии предмету договора (иным пунктам, которые стороны посчитают существенными). Все это стороны заверяют личными подписями.

Существующие формы актов

Законодательно утвержденные формы Актов приема-передачи спецтехники в России отсутствуют. В качестве рекомендованных могут использоваться документы из альбома унифицированной первичной документации, которые бывают следующих видов:

• Форма «ОС-16»

Документ предусматривает внесение выявленных неполадок, дефектов и возникших претензий, касающихся как технических, так и количественных показателей. В данном Акте также предусмотрена возможность указания всех разногласий сторон, возникших в процессе приема-передачи техники.

• Форма «ОС-15»

Документ заполняется при передаче техники под последующий монтаж. Если его будет выполнять третья сторона, ее представитель обязан присутствовать при процессе приема-передачи, и его подпись должна быть третьей на оформленных Актах. Копия документа передается этому представителю.

• Форма «ОС-14»

Документ заполняется, если техника поступает на склад. При этом создается комиссия, представители которой подписывают Акт в двух экземплярах. Документ утверждается директором организации, владеющей складом.